Configuraciones Generales del Sistema de Reservas

La sección de Configuraciones generales en Girl Code™ permite a los administradores configurar reglas fundamentales de reserva, formatos de visualización y parámetros de programación que definen cómo se comporta el sistema tanto para el personal como para los clientes. La configuración adecuada de estos ajustes es esencial para que coincida con el flujo operativo de su empresa y las expectativas de los clientes.

Esta documentación proporciona una explicación detallada de cada configuración general disponible en el panel de administración.

Longitud del intervalo de tiempo

Esta configuración determina el intervalo de tiempo predeterminado entre los espacios disponibles para citas en el calendario de reservas.

• Por ejemplo, si establece esto en 30 minutos, los espacios de tiempo disponibles para reservar serán: 09:00, 09:30, 10:00, etc.
• Esta configuración se aplica globalmente a través de los servicios a menos que un servicio específico la reemplace con su propia duración personalizada.
• Es ideal para empresas que operan en bloques estructurados de tiempo (por ejemplo, salones de belleza, clínicas, entrenadores personales).
• Un intervalo más corto (por ejemplo, 5 o 10 minutos) brinda a los clientes opciones más flexibles pero puede complicar la gestión del calendario.

Nota: Esta configuración no define la duración de los servicios en sí mismos.

Establecer longitud de espacio como duración del servicio

Cuando está habilitada, esta configuración garantiza que la duración de cada espacio de reserva coincida exactamente con la duración del servicio seleccionado.

• Por ejemplo, si su servicio dura 45 minutos, el sistema mostrará espacios disponibles como 09:00, 09:45, 10:30, etc., basados en la duración del servicio.
• Esta opción anula la configuración predeterminada de la Longitud del intervalo de tiempo, haciendo que la generación de espacios sea dinámica y alineada con las duraciones reales de los servicios.
• Recomendado para empresas que ofrecen servicios con duraciones variadas y desean optimizar el espacio del calendario sin superponer reservas.

Si deshabilita esta opción, el sistema utilizará la configuración fija de "Longitud del intervalo de tiempo" para determinar los espacios de tiempo disponibles, independientemente de cuánto tiempo dure el servicio.

Requisito de tiempo mínimo antes de la reserva

Esta configuración define el aviso mínimo requerido para que los clientes reserven una cita.

• Por ejemplo, si establece esto en 24 horas, los clientes no podrán reservar una cita dentro de las próximas 24 horas desde el momento actual.
• Esto es especialmente útil para empresas que necesitan tiempo de preparación antes de las citas o que necesitan evitar reservas de última hora el mismo día.
• Puede definir esta configuración en minutos, horas o días, según las necesidades de su empresa.
• Ayuda a reducir citas apresuradas y asegura tiempo adecuado para la preparación del personal y los recursos.

Si se deshabilita, los clientes pueden reservar citas en cualquier momento hasta que comience el servicio.

Días de reserva limitados

Esta configuración limita cuánto en el futuro se permite a un cliente reservar una cita.

• Por ejemplo, si se establece en 60 días, los clientes solo verán espacios disponibles dentro de los próximos 60 días calendario a partir de hoy.
• Esto ayuda a las empresas a evitar el desorden a largo plazo en el calendario y brinda flexibilidad para actualizar las ofertas de servicios o los horarios del personal antes de que se reserven fechas lejanas.
• También reduce la posibilidad de ausencias debido a citas a largo plazo olvidadas.
• Un valor de 0 significa que no hay límite y los clientes pueden reservar tan lejos en el futuro como deseen.

Ajuste esto en función de la previsibilidad de la disponibilidad de su empresa. Para servicios de alta demanda, limitar las ventanas de reserva también puede crear una sensación de urgencia.

Inicio de la semana 

Elija qué día de la semana comienzan sus calendarios tanto en el panel de administración como en el calendario de reservas visible para los clientes.

• Normalmente, esto se establece en Lunes o Domingo, dependiendo de su país.
• Seleccionar el día de inicio adecuado puede hacer que la lectura del calendario sea más intuitiva tanto para el personal como para los clientes.

Las empresas en Europa suelen comenzar la semana el lunes, mientras que las empresas norteamericanas suelen usar el domingo.

Formato de fecha

Esta configuración define cómo aparecen las fechas en GC Bookings, tanto para usted como para sus clientes.

• Las opciones comunes incluyen:
  • dd/mm/aaaa (por ejemplo, 25/04/2025)
  • mm/dd/aaaa (por ejemplo, 04/25/2025)
  • aaaa-mm-dd (por ejemplo, 2025-04-25)
• Es importante que este formato coincida con los estándares locales y las expectativas de los clientes para evitar confusiones al seleccionar fechas.

Este formato se refleja en todo el sistema, incluidas las listas de citas, facturas y comunicaciones con los clientes.

Formato de hora

Elija cómo se muestran las horas en el sistema de reservas:

• 12 horas (AM/PM): Más común en los Estados Unidos y Puerto Rico.
• 24 horas: Estándar en la mayoría de las empresas europeas e internacionales.

Esto afecta cómo se muestra la hora en las páginas de reservas, notificaciones por correo electrónico y el calendario de administración.

Estado de cita predeterminado

Esta configuración determina el estado inicial asignado a las citas recién reservadas.

• Los estados predeterminados comunes incluyen:
  • Pendiente: La cita está pendiente de pago, confirmación o aprobación manual por parte del personal/administrador.
  • Aprobado: La cita se acepta y confirma instantáneamente al reservar.
• Seleccione el estado que se ajuste a su flujo de trabajo. Si su equipo prefiere revisar y aprobar las reservas antes de confirmarlas, configure el estado predeterminado como Pendiente.
• También puede configurar flujos de trabajo automatizados para notificar al personal o a los clientes según los cambios en el estado de la cita.

Recuerde que los cambios de estado pueden activar otras funciones (por ejemplo, procesamiento de pagos, notificaciones), así que configure esto cuidadosamente.